Como empresa del sector minero que tiene en su base de gestión la confianza, la transparencia y la seguridad, Mitayos adopta las mejores prácticas para el manejo adecuado de la información que se deriva del relacionamiento con sus grupos de interés, enmarcado en la aplicación de los principios de ética empresarial y la normatividad exigida para tal fin.
● La información deberá ser veraz y clara en todos sus componentes, a fin de eliminar interpretaciones engañosas o parcializadas que puedan traer perjuicio al solicitante.
● La información se deberá entregar y actualizar (en los casos que sea aplicable) de manera oportuna y bajo un hilo conductor claro, de manera que se garantice la coherencia en su lectura y la posibilidad de generar comparativos precisos en el tiempo.
● La información suministrada deberá regirse en todo momento al marco legal, a fin de poder verificar su cumplimiento.
● La información que tenga componente de confidencialidad e impacto empresarial a cualquier nivel (habeas data, secreto industrial), no podrá entenderse como de dominio público y por lo tanto no será suministrada, salvo las situaciones que tengan carácter judicial y cuyo requerimiento venga de la entidad competente, adscrita a la rama judicial.
Para llevar a cabo estos principios, Mitayos asume los siguientes compromisos:
● Se deberá corroborar previamente la metodología adecuada para la entrega de la información al solicitante, teniendo en cuenta sus condiciones de acceso a los canales de información.
● Toda información deberá ser entregada por canal oficial de la Empresa (vía electrónica y/o correo certificado), a fin de poder establecer la trazabilidad en cada paso del proceso.
● En los casos que sea aplicable por el tipo de información y su criticidad, Mitayos definirá un vocero oficial que canalice toda la gestión.
● Los miembros de Mitayos deberán ceñirse en todo momento a los procedimientos establecidos para la gestión empresarial, y en los casos donde sea aplicable, deberán informar al superior sobre la pertinencia en la revisión de estos procedimientos y esperar su aprobación.
● Mitayos habilitará y publicará en su página web un correo electrónico oficial, donde el grupo de interés y/o solicitante del público general, pueda establecer contacto directo ante cualquier inquietud.
Para procurar la correcta toma de decisiones en la gestión empresarial y la adecuada vigilancia y control de todos los procesos, que deriven en la búsqueda de acreditaciones de carácter obligatorio (gubernamental) y/o voluntario, Mitayos definirá los lineamientos apropiados para garantizar que la información cumpla con los estándares de relevancia, calidad, veracidad y tratamiento oportuno. Es así como se establecen unos compromisos guía:
● Se evaluará en detalle la petición de información solicitada a Mitayos según la entidad competente y se procederá con la gestión desde el área encargada (o las áreas si aplica). La entrega de información se hará verificando que la fuente de la solicitud tenga carácter de pertinencia, confianza y confidencia. Se usará correo certificado para tal fin.
● Mitayos se ajustará a lo establecido por la ley para el tratamiento de los datos personales (habeas data) en los casos que sea aplicable, y en ese sentido dará respuesta oportuna a la autoridad competente y/o grupo de interés que presente solicitud en este sentido.
Compromiso
● Mitayos suministrará de forma oportuna, clara y veraz toda la información solicitada por la Superintendencia de Sociedades, DIAN, Agencia Nacional de Minería y demás entidades que ejercen vigilancia y control en el componente financiero empresarial, con el fin de garantizar la transparencia y garantizar el correcto funcionamiento de las operaciones.
Transparencia
● Para cumplir con la exigencia de buenas prácticas a nivel empresarial que exige el sector minero, es indispensable cumplir con el principio de transparencia, por ello se definen en este manual los compromisos que deberán llevarse a cabo en el relacionamiento con los grupos de interés definidos desde la dirección estratégica.
Compromisos
● Mitayos contará en su página web con un espacio apropiado y visible que permita el acceso al presente manual.
● Mitayos compartirá también por el medio previamente establecido, su política de ética empresarial y demás que rigen su actividad y son pertinentes para el conocimiento de sus grupos de interés y/o público general.
Compromisos con aliados mineros y clientes
● Mitayos explicará de manera clara al interesado todos los requisitos y procedimientos que se deberán seguir para entablar la relación comercial. La gerencia y el área comercial serán las encargadas de establecer el contacto (según sea aplicable).
● Toda información suministrada para el establecimiento de la relación comercial, deberá pasar por los siguientes filtros de seguridad establecidos en el Sistema Propio de Administración del Riesgo (SPAR)
Como parte fundamental de la gestión empresarial en el cumplimiento cabal de la normativa que desde el sector rige a Mitayos, se definen los siguientes compromisos:
● Toda comunicación con el Gobierno, deberá hacerse exclusivamente vía medios oficiales (correo certificado, correo electrónico corporativo), donde se puedan relacionar radicados y/o trazabilidad por fechas, destinatarios, etc, según sea aplicable.
● La entidad suministrará información completa, veraz y trazable, de modo que facilite la comprensión y utilización para el solicitante.
● Mitayos garantizará un alto nivel de servicio, con una atención ágil y prioritaria en cada uno de los requerimientos solicitados por el Gobierno Nacional, en función de todas las actividades derivadas de su relacionamiento.
● Mitayos reportará toda actividad sospechosa a la entidad gubernamental competente, previa investigación interna, a fin de garantizar la transparencia y seguridad en las operaciones.
● Mitayos suministrará oportunamente todos los soportes relativos a los pagos por concepto de regalías e impuestos derivados de las operaciones.
Definida por los compromisos:
● Toda comunicación con la banca, deberá hacerse exclusivamente vía medios oficiales (correo certificado, correo electrónico corporativo), donde se puedan relacionar radicados y/o trazabilidad por fechas, destinatarios, etc, según sea aplicable.
● Mitayos suministrará información completa, veraz y trazable, de modo que facilite la comprensión y utilización para el solicitante.
● Mitayos garantizará un alto nivel de servicio, con una atención ágil y prioritaria en cada uno de los requerimientos solicitados por la banca, en función de todas las actividades derivadas de su relacionamiento.
Compromisos:
● Se explicará en detalle a todos los posibles proveedores sobre los requisitos necesarios para entablar relaciones (filtros de seguridad del sistema SPAR detallados en el apartado de aliados de negocio), así como las condiciones contractuales y las relacionadas con el pago de sus servicios. Esta información será suministrada por canales oficiales de la empresa.
● Se suministrará a los proveedores de servicios críticos (transporte de valores y relacionados), toda la información que sea requerida por éstos en materia de seguridad para la correcta prestación del servicio, garantizando la agilidad y la veracidad de la información solicitada.
● Se habilitará para los proveedores un canal de comunicación oficial (contacto oficial con el área encargada de la contratación) para radicación de solicitudes, quejas o reclamos concernientes al desarrollo de sus actividades, con el fin de garantizar la protección de sus derechos y tomar correctivos en caso de ser necesario.
● Todos los proveedores de Mitayos deberán firmar el compromiso en responsabilidad social corporativa (incluye temáticas de derechos humanos, protección de los recursos naturales, cumplimiento legal, etc) para el establecimiento de las relaciones, con el fin de promover una cultura alineada con la sostenibilidad.
Compromisos:
● La empresa tendrá habilitado un canal oficial (controlinterno@mitayos.co) donde podrán reportarse irregularidades, quejas y/o reclamos concernientes a su gestión o a la relacionada con terceros asociados, a fin de hacer la respectiva investigación y posterior corrección en caso de ser aplicable.
● La empresa pondrá a disposición sus redes sociales con el propósito de lograr un primer contacto con el interesado, poder canalizar las solicitudes con el área encargada y dar una respuesta precisa en caso de ser aplicable.
● Mitayos tendrá habilitado, desde su página web, un apartado exclusivo y activo de contacto.
● Mitayos pone a disposición del público general en la página web, su Informe de Sostenibilidad GRI, con el balance de la gestión que en materia de buenas prácticas realiza la Empresa.